Im Vergabeverfahren für eine geeignete DMS-Software fiel die Wahl auf die Firma codia mit ihrem Produkt d.3. Mit einem EVB-IT Vertrag über Lizenzbereitstellung, Systemwartung und Einführung der E-Rechnung, sowie der Vereinbarung über die Preise für fakultative Beratertage weiterer digitaler Projekte sowie Scanlizenzen konnte das Vergabeverfahren zu Beginn des Jahres 2018 abgeschlossen werden.
Nach einem ersten Auftakttreffen mit der Firma codia Ende Januar 2018 wurde anschließend die Projektstruktur etabliert, die Teilprojektleitungen benannt, sowie mit der Erstellung des Projektplans begonnen. Zudem konnte sowohl im Finanzdezernat als auch in der Campus IT zusätzliches Projektpersonal gewonnen werden.
Der Lenkungsausschuss hat bereits im Februar 2018 eine erste Auftaktsitzung abgehalten und seitdem wird regelmäßig über den Projektfortschritt informiert. Ebenfalls bis Ende Februar 2018 wurden alle IST-Prozesse des Dezernats Finanzen beschrieben, die einen Buchungsvorgang auslösen. Geplant ist bis Ende Oktober 2018 die Prozesse auf Basis der neuen technischen Möglichkeiten als Soll-Prozesse zu definieren und anschließend zu testen.
Im April 2018 soll dem Lenkungsausschuss der Projektplan inkl. Kostenkalkulation vorgestellt werden. Zudem soll im Lenkungsausschuss eine Entscheidung über das zukünftige Scannverfahren, die Verantwortung für die Feststellung der sachlichen Richtigkeit von buchungsbegründenden Unterlagen, sowie über die Art der Anbindung zwischen d.3 und MACH getroffen werden.
Bis voraussichtlich Mitte April 2018 wird die Basis installation der Software d.3 abgeschlossen sein, sodass daran anschließend erste Schulungen zur Administration der Software erfolgen können.
Insgesamt soll im September 2019 der Rollout sukzessive über alle Organisationseinheiten der Hochschule Düsseldorf beginnen.
Da das Projekt nicht nur das Finanzdezernat betrifft und insbesondere der Rechnungsworkflow auc himmer unter Beteiligung weiterer Organisationseinheiten der Hochschule Düsseldorf läuft, werden die Fachbereiche, Dezernate und zentrale Organisationseinheiten je nach Erfordernis mit einbezogen.
