Aufgaben Team Drittmittel

​Aufgaben Team Drittmittel​

Die Aufgaben im Team Drittmittel, lassen sich unter den folgenden Stichpunkten zusammenfassen:

• Drittmitteladministration
  

• Administration von MKW-Forschungs-Projekten
  

• Projekt-Controlling Finanzen
  

• Steuer-und beihilferechtliche Einordnung inkl. Veranstaltungen und Weiterbildung
  

• Drittmittelstatistik
  

Während der Projektadministration variieren die Aufgaben je nach Projektphase.

Startphase von Projekten:

• Einordnung nach Zuwendungs-, Steuer-und Beihilferecht
  

• Überprüfung der Finanzpläne und ggf. Finanzierungsberatung vor dem Projekt
  

• Einordnung ins Rechnungswesen ggf. unter Beachtung des jeweiligen Dokumentationsbedarfs der Förderer
  

• Einrichtung von Kostenstellen, Haushaltszuordnung
  

• Ggf. Einrichtung von mehreren Kostenstellen bei Mischfinanzierung (z.B. Eigenanteile) oder erhöhtem Dokumentationsbedarf beim Förderer
  

• Übernahme (inkl. Abstimmung) aller Unterlagen aus den liefernden Bereichen (S4 –Standardfall -, Fachbereiche, Erinnerungsort, Arbeitsstelle Weiterbildung, IWW, Dezernat 1, 3 oder 5)

Währen der laufenden Projekte:

• Bearbeitung nach den jeweiligen Förderrichtlinien und -bestimmungen oder nach individuellen Verträgen, Bestellungen etc.​​
  

• z.B. Anforderung von Stundenzetteln und Übermittlung an die Förderer
  

• Erstellen von (Zwischen)Nachweisen zur Abrechnung, zur ordnungsgemäßen Buchung und Zahlung, Bereitstellung von Kopien, Originalen, Kontoauszügen, Anzahlungen, Erläuterungen​
  

• Umsetzung im Rechnungswesen ggf. unter Beachtung des jeweiligen Dokumentationsbedarfs der Förderer
  

• ​Zuordnung von Personal gemäß Abrechnung, ggf. Splittung von Rechnungen, ordnungsgemäße Inventarisierung, periodengerechte Overheadbuchungen​
  

• Finanzmonitoring der Projekte
  

• Soll-Ist Analysen, ggf. Anpassungsvereinbarungen mit der Projektleitung (Projektcontrolling)
  

• Kommunikation, Beratung, Abstimmung mit der jeweiligen Projektleitung
  

• Projektbewertung oder Abgrenzung im Jahresabschluss
  

• Abrechnung mit den Geldgebern je nach Vertragsgrundlage
  

• Interne Abrechnung bei wirtschaftlichen (lt. Beihilferahmen) Projekten
  

• z.B. interne Personalumbuchungen, Overheadbuchungen, Erstattungen an das MKW

• Erstellung von Verwendungs-, Buchungs- und Zahlungsnachweisen je nach Förderbedingung
  

• Kontrolle der finalen Zahlungseingänge oder Rückzahlungen
  

• Abschluss der Projektkostenstellen
  

• z.B. Verrechnungen von Defiziten, Gewinnentnahme

• Ordnungsgemäße Archivierung
  

• Bei Bedarf nachträgliche Prüfungen der Geldgeber
  

• Statistik und Umlage von Boni o.ä.
  
  

Die Arbeit im Team Drittmittel erfordert: