Begriffe und Abkürzungen von A-Z
An dieser Stelle werden zukünftig fortlaufend die wichtigsten fachlichen und technischen Projektbegriffe eindeutig und verständlich beschrieben, um sowohl im Rahmen der Projektteams eine Sprache zu sprechen als auch auch Mitgliedern außerhalb dieser Gruppe den jeweiligen Fachjargon zu erläutern.
A
Aktenplan
„Ein Aktenplan regelt die systematische Ordnung des gesamten Schriftguts einer Behörde. Er dient dazu, das Schriftgut übersichtlich, nachvollziehbar und wirtschaftlich zu ordnen. Er ist damit wesentlicher Bestandteil einer ordnungsgemäßen Schriftgutverwaltung. Die Qualität des Aktenplans bestimmt wesentlich die Leistungsfähigkeit der Schriftgutverwaltung und ist damit Voraussetzung für effizientes Verwaltungshandeln.
Der Aktenplan
- bildet einen Ordnungsrahmen für das gesamte Informationsmanagement, der auf die behördlichen Geschäftsprozesse ausgerichtet ist,
- bewahrt im Gegensatz zu anderen Recherchesystemen den Kontext der einzelnen Dokumente und Vorgänge im Aktenzusammenhang,
- ermöglicht einen zielgerichteten und schnellen Zugriff auf Informationen,
- ermöglicht eine bearbeiter*innenunabhängige Bildung und Registrierung von Akten,
- unterstützt den Prozess der Aussonderung und Archivierung.“ (Landesarchiv NRW 2012 – Version 1.0, S. 1–2)
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
L
M
N
O
P
Q
R
Records Management
Siehe Schriftgutverwaltung
S
Schriftgutverwaltung -> Records Management
Unter Schriftgutverwaltung wird die ordnungsgemäße Verwaltung aller Dokumente, die für die Nachvollziehbarkeit hoheitlicher, rechtlicher und geschäftlicher Aktionen notwendig sind, verstanden. Angestrebt wird eine gemeinsame Verwaltung von physischen und elektronischen Informationen, die eine vollständige Sicht auf alle zusammengehörigen Daten und Dokumente ermöglicht. Angesichts der steigenden Digitalisierung in der Verwaltung können Mindeststandards und Prinzipien für die geschäftliche Kommunikation eine verbindliche Grundlage zur weltweiten Vereinheitlichung bilden und so zu einer zweifelsfreien Verständigung beitragen. Die Anforderungen an die Schriftgutverwaltung lassen sich aus gesetzlichen Grundlagen wie beispielsweise dem Grundgesetz und dem Verwaltungsverfahrensgesetz ableiten. Die Schriftgutverwaltung ist ein Teilgebiet des Informationsmanagements und wird auch als Records Management bezeichnet.
Die Auseinandersetzung mit der Schriftgutverwaltung/ Records Management ist im Rahmen der Implementierung des ECMS ein elementares Grundlagenprojekt.
T
U
V
W
X
XRechnung
XML-basiertes semantisches Datenmodell, als Standard für elektronische Rechnungen
Y
Z
Literaturverzeichnis
- Landesarchiv NRW (Hg.) (2012 – Version 1.0): Bausteine für nachhaltiges Informationsmanagement in der Landesverwaltung NRW I. Empfehlungen und Hinweise zu Aktenplänen. Online verfügbar unter http://www.archive.nrw.de/lav/abteilungen/fachbereich_grundsaetze/BilderKartenLogosDateien/Behoerdeninformation/Bausteine_I_Aktenplan_1-0.pdf, zuletzt geprüft am 09.02.2018.
