E-Government@HSD
Die Verwaltungs- und Serviceeinheiten leisten bereits heute einen wichtigen Beitrag für den Erfolg der Hochschule Düsseldorf, indem sie Forschung und Lehre unterstützen. Der Einsatz moderner Techniken in den öffentlichen Verwaltungen ermöglicht es, die Qualität und die Zugänglichkeit der öffentlichen Dienste zu verbessern, die Kosten für alle Beteiligten zu senken und Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten.
Aus diesen Grund hat die Landesregierung ein eigenes E-Government Gesetz NRW verabschiedet, das am 16. Juli 2016 in Kraft getreten ist. Das Gesetz soll dazu beitragen, die Verwaltung an die Anforderungen der digitalen Gesellschaft anzupassen und bürokratische Hürden abzubauen. Die elektronische Kommunikation zwischen internen und externen Partnerinnen und Partnern sowie Anspruchsgruppen wird einfacher, ortsunabhängig und zeitlich flexibel. Für Hochschulen gelten die Regelungen des E-Government Gesetzes nicht vollumfänglich, nichtsdestotrotz hat die Hochschulleitung entschieden, mit der Einführung eines Enterprise Content Management System (ECMS) mit Dokumenten-, Vorgangsmanagement und E-Akte-Funktion, zukünftig vermehrt Prozesse zu digitalisieren und in einem integrierten Softwareprodukt anzubieten. Damit geht die HSD einen weiteren wesentlichen Schritt in Richtung Serviceorientierung und E-Governance.
Sukzessive sollen Aktenhaltung und Vorgangsbearbeitung elektronisch abgewickelt werden. Dies auch vor dem Hintergrund der anstehenden Novellierung des EGovG NRW, das für die Hochschulen und Universitäten ebenfalls eine Einführung von E-Akten und E-Vorgangsbearbeitung vorsehen wird.
Im späteren Routinebetrieb soll dies sowohl Verwaltungs- und Serviceeinheiten als auch Fachbereiche sowie Zentrale Einrichtungen entlasten und Transparenz erhöhen. Im Fokus stand dabei zunächst die Einführung der E-Rechnung, da diese bereits 01.04.2020 aufgrund gesetzlicher Grundlagen verpflichtend realisiert sein muss.
Parallel wird seit Juni 2019 auch im Projekt E-Dienstreise an der Realisierung einer umfassenden Lösung zur Beantragung, Genehmigung und Abrechnung inkl. Überführung der Rechnungsdaten in den E-Rechnungsprozess gearbeitet.
E-Government ist nicht nur eine Frage der IT, sondern auch eine der Organisation.
Die Einführung des ECMS verlangt organisatorische und technische Veränderungen und eine Fachplanung der beteiligten Beschäftigten. Daher widmet sich der Einführung als gemeinsame Aufgabe das Dezernat Organisations-, Qualitäts- & Campusmanagement, sowie die Campus IT. Die einzelnen Teilprojekte werden von Fachabteilungen oder Projektteams unterstützt und realisiert.
