Die Einführung eines neuen und komplexen Systems wie einem ECMS führt zu einer grundlegenden Änderung der Arbeitsweise aller Beschäftigten, die das System nutzen und auf Funktionalitäten des Systems zugreifen. Für eine erfolgreiche Einführung reicht die Bereitstellung und Erlernung des Systems alleine bei weitem nicht aus. Von daher bedarf es einer gut durchdachten Strategie und einem kultursensiblen Veränderungsmanagement.
Die Hochschule Düsseldorf verfolgt im ersten Schritt eine workflowfokussierte Einführungsstrategie. Das heißt, es werden zunächst im Rahmen der Teilprojekte E-Rechnung und
E-Dienstreise die dazugehörigen Prozesse aufgenommen, optimiert und im Enterprise Content Managementsystem d.3 der Firma Codia formular- und workflowgestützt umgesetzt.
Im Rahmen der E-Dienstreise werden zu dem Be- und Abrechnungsfunktionalitäten im Sinne einer eigenen Softwareentwicklung für den Reiseservice sowie die Schnittstelle zur E-Rechnung realisiert. Damit stellt die HSD sicher, dass das Nutzenpotential des d.3 vollumfänglich ausgenutzt wird.
Nach Beendigung der beiden Projekte erfolgt voraussichtlich zur Jahresmitte 2020 vor dem Hintergrund der gesetzlichen Entwicklungen im Bereich des EGovG NRW die Planung weiterer E-Projekte.
