Durch die Einführung des ECMS wird den Beschäftigten der HSD sukzessive eine noch modernere Informationstechnologie zur elektronischen Aktenhaltung, Vorgangsbearbeitung und zur virtuellen Zusammenarbeit zur Verfügung gestellt, mit der die Arbeitsprozesse deutlich beschleunigt, eine zeitgemäße, organisatorisch schlanke und wirtschaftlich arbeitende Verwaltung erreicht und die Wirksamkeit der Verwaltung nachhaltig verbessert werden kann.
Verringerung der Fehlerquote/ Qualitätssicherung der Arbeit durch:
- Sicherstellung der Rechtmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit elektronischer Akten
- Steuerung standardisierbarer Prozesse und Teilprozesse
- Vereinheitlichung der Vorgangsbearbeitung gemäß GO-Regeln
- Nutzung elektronisch verfügbarer Metadaten nach einheitlichen Regelungen
- die verbesserte Umsetzung des Datenschutzes durch differenzierte Zugriffsrechte, Mandantentrennung und verschlüsselter Leitungen
Erzielung von Rationalisierungseffekten/ Zeitersparnissen bei der Vorgangsbearbeitung durch:
- Sicherstellung der Rechtmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit elektronischer Akten
- Steuerung standardisierbarer Prozesse und Teilprozesse
- Vereinheitlichung der Vorgangsbearbeitung gemäß GO-Regeln
- Nutzung elektronisch verfügbarer Metadaten nach einheitlichen Regelungen
- die verbesserte Umsetzung des Datenschutzes durch differenzierte Zugriffsrechte, Mandantentrennung und verschlüsselter Leitungen
Verbesserung der Aktenführung und -bearbeitung durch:
- weitgehend einheitliche Ordnungskriterien für die Aktenhaltung (auch ressortübergreifend)
- eine einheitliche Struktur (Akte, Vorgang, Dokumente)
- Erreichung einer überwiegend vollständigen elektronischen Aktenhaltung
- verbesserten Überblick über den vollständigen Akten- und Vorgangsbestand
- eine einheitliche und problemlose Aussonderung
- die hohe Verfügbarkeit der Akten, Vorgänge, Dokumente auch bei mobiler Bearbeitung
Förderung des prozessorientierten Arbeitens durch:
- eine systemübergreifende medienbruchfreie Zusammenarbeit
Förderung der Mobilität sowie Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch neue Möglichkeiten:
- Mobile Online-Arbeit im ECMS von zu Hause unter sicheren bedingungen
- Mobile Online-Arbeit von festzulegenden Orten aus (zum Beispiel andere Behörden)
- Mobiles Online-Arbeiten auf der Dienstreise
